Ressources humaines

Objet du traitement

1 - Finalités

Les données à caractère personnelles recueillies dans le cadre du recrutement sont traitées conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la Loi « Informatique et Libertés » réécrite.

Le Conseil départemental de l’Essonne est le responsable de ce traitement de données et le service Emploi et Compétences sont les responsables opérationnels du traitement [RTO] sous la supervision de la direction des Ressources Humaines.

Le traitement des données personnelles permet au Département de :

  • Traiter les candidatures (CV et lettre de motivation) ;
  • Gérer les entretiens ;
  • Se constituer une CV thèque et le cas échéant proposer une offre d’emploi qui serait susceptible de correspondre au profil du candidat ;
  • Transmettre les candidatures à certains types de postes à un cabinet de recrutement externe.
     

2 - Base légale

Ce traitement relève de l’article 6 du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et l’article 5 de la Loi « Informatique et Libertés » modifiée, à savoir :

  • Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci
    • Traitement des candidatures (CV et lettre de motivation) et gestion des entretiens
  • Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant
    • Constitution d’une CV-thèque
    • Transmission de candidatures à un cabinet de recrutement externe.

Données traitées

1 - Catégories de données traitées

Pour le traitement des candidatures, la gestion des entretiens, la constitution de la CV-thèque et la transmission des candidatures à des cabinets de recrutement externe, les catégories de données collectées sont :

  • Les données relatives à l’identité : nom, prénom, données de contact.
  • Données relatives à la situation professionnelle : lieu de travail, ancienneté, emploi occupé, nature du contrat de travail, CV, cursus et formations.
  • Données facultatives transmises par le candidat dans le contenu des pièces jointes (CV et Lettre de motivation) : par exemple reconnaissance de travailleur handicapé (RQTH), photo, situation familiale, permis de conduire, etc.
     

2 - Source des données

Les données personnelles sont issues du site internet via un formulaire de candidature en ligne, d’un e-mail candidat reçu, d’un contact téléphonique, d’un cv papier reçu qui sera ensuite dématérialisé pour être intégré dans la base de données de l’outil.
 

3 - Caractère obligatoire du recueil des données

Le recueil des données de contact (civilité, nom, prénom, mail, téléphone) est obligatoire pour pouvoir contacter le candidat et le tenir informé de l’avancée du traitement de sa candidature.

Le recueil des données professionnelles (CV et lettre de motivation en pièce jointe, souhaits de métier pour les candidatures spontanées) est obligatoire afin de pouvoir qualifier / pré-sélectionner le candidat pour le poste souhaité.

Un tutoriel sur les pièces jointes conseille aux candidats de ne transmettre dans le contenu du CV et de la lettre de motivation que des données nécessaires et pertinentes pour le traitement de sa candidature.
 

4 - Prise de décision automatisée et outils d’aide à la décision

Le traitement ne prévoit pas de prise de décision automatisée.

Les données sont enrichies sur la plateforme si les personnes participent à un entretien d’embauche. Dans ce cadre, une grille d’évaluation est remplie par les jurys de recrutement et sert à émettre un avis favorable, réservé ou défavorable sur la candidature. Il s’agit d’un outil d’aide à la décision. Pour en savoir plus sur les critères d’évaluation, les personnes peuvent s’adresser à recrutement91(at)cd-essonne.fr.

Personnes concernées

Le traitement de données concerne toutes les personnes qui déposent leur candidature au département de l’Essonne.

Destinataires des données

1 - Catégories de destinataires

Sont destinataires des données :

  • Les destinataires internes au département : les agents de la Direction des ressources humaines ainsi que les directeurs, chefs de service, chefs de secteur, élus, assistant(e)s de direction du département concernés par le traitement de la candidature ou potentiellement intéressés par la candidature sur des fonctions similaires.
  • Les destinataires externes au département : cabinet de recrutement missionné officiellement sur une offre et répondant aux obligations RGPD et de déontologie du recrutement. Cette information est mentionnée dans le contenu de l’annonce de recrutement.

 

2 - Transfert des données hors UE

Aucun transfert de données hors de l'Union européenne n'est réalisé.

Durée de conservation et archivage des données

Conformément aux dispositions des articles L.212-2 et 3 du code du patrimoine, la Direction des Ressources Humaines et la Direction des archives départementales de l’Essonne fixent, par accord, les durées d’utilité administrative des données par typologie de documents (DUA) et le sort de celles-ci au-delà de la DUA (tri, suppression, conservation pour des intérêts scientifiques, statistiques ou historiques).
 

1 - Les données sur support papier

Les données relatives aux Curriculum Vitae (CV) et lettres de motivation reçues sur support papier :

  • ont une durée d’utilité courante de 2 ans en respect de l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 ayant pour objet : Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales, page 49 relative aux ressources humaines, recrutement ;
  • sont archivées pendant le temps de la DUA soit dans des locaux appartenant au Conseil départemental, soit dans des locaux appartenant à un prestataire externalisé mais agréé par les archives de France et en contrat valide avec le Conseil départemental de l’Essonne ou son successeur.
     

A l’issue de la DUA :

  • Les candidatures non retenues sont détruites intégralement (incinérées ou broyées) au bout de 2 ans à compter de la date de réception des candidatures.
  • La candidature retenue est intégrée au dossier individuel de l’agent et est conservée jusqu’au 80 ans de l’agent (durée d’utilité administrative), s’il termine sa carrière au Conseil Départemental ou bien transmise à sa nouvelle collectivité en cas de mutation ou détachement en même temps que son dossier individuel.
  • un échantillon de dossiers individuels pourra être constitué de manière aléatoire pour être conservé indéfiniment dans un service d’archives publiques à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques. Un délai de communicabilité de 50 ans à compter de la clôture du dossier individuel sera appliqué afin de protéger la vie privée de la personne concernée jusqu’à l’extinction de ce délai qui le rendra communicable librement à tous.
     

2 - Les données sur support informatique

Les données relatives aux candidats à la suite de leur candidature :

  • ont une durée d’utilité courante de 2 ans en respect de l’instruction DAF/DPACI/RES/2009/018 ayant pour objet : Tri et conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales, page 49 relative aux ressources humaines, recrutement et dela doctrine CNIL https://www.cnil.fr/fr/le-recrutement-et-la-gestion-du-personnel
  • sont archivées pendant le temps de la DUA soit dans des serveurs appartenant au Conseil départemental, soit dans des serveurs appartenant à un prestataire externalisé mais agréé par les archives de France et en contrat valide avec le Conseil départemental de l’Essonne ou son successeur.
     

A l’issue de la DUA :

  • Les candidatures non retenues sont détruites intégralement (supprimées ainsi que les métadonnées) au bout de 2 ans à compter de la date de réception des candidatures.
  • La candidature retenue est imprimée pour être intégrée au dossier individuel de l’agent et est ainsi conservée jusqu’au 80 ans de l’agent (durée d’utilité administrative), s’il termine sa carrière au Conseil Départemental ou bien transmise à sa nouvelle collectivité en cas de mutation ou détachement en même temps que son dossier individuel.
  • un échantillon de dossiers individuels pourra être constitué de manière aléatoire pour être conservé indéfiniment dans un service d’archives publiques à des fins archivistiques dans l’intérêt public, à des fins de recherche scientifique ou historique ou à des fins statistiques dans un système d’archivage électronique (SAE). Un délai de communicabilité de 50 ans à compter de la clôture du dossier individuel sera appliqué afin de protéger la vie privée de la personne concernée jusqu’à l’extinction de ce délai qui le rendra communicable librement à tous.

Les cookies (ou traceur) de mesure d’audience, exemptés du recueil du consentement tels que décrits à l’article 5 des lignes directrices du 17 septembre 2020, sont limités à une durée de 13 mois à partir de la première connexion au site internet. Les informations collectées par l'intermédiaire de ces traceurs sont conservées pour une durée maximale de vingt-cinq mois à partir de la première connexion sur ce même site.

Les choix d’acceptation ou de refus des cookies est conservé au minimum 6 mois, à compter de la date d’enregistrement du choix de l’utilisateur.

Sécurité

Le Département conduit une gouvernance des données en application du RGPD et de la loi française « Informatique et Libertés » modifiée.

De manière générale, il veille à la mise en place des mesures de sécurité suivantes :

  • Protection des réseaux
  • Accès restreint à l’entité
  • Procédures de sauvegarde et restauration
  • Gestion de l’accès et procédures de sécurité suffisantes pour limiter l’accès aux données aux personnes autorisées
  • Conservation des documents papiers dans les locaux du département, accessibles aux seuls agents concernés.