Que faire de vos archives ?

Services de l’état ou du conseil départemental, collectivités locales, notaires, établissements hospitaliers, les Archives départementales de l’Essonne encadrent règlementairement la gestion des archives publiques du département. Particuliers, associations, entreprises, vos archives privées peuvent également intéresser les Archives départementales. Une question ? Les Archives départementales sont là pour vous aider.

Les archives, c'est quoi ?

Selon le code du patrimoine, les archives sont l’ensemble des documents, y compris des données informatiques, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service, organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité (article L.211-1, modifié par Loi n° 2016-925 du 7 juillet 2016, art . 59).

Ainsi, si vous travaillez dans un service de l’Etat, une commune ou une structure intercommunale, ou encore dans un établissement public ou hospitalier ou chez un notaire, les documents que vous recevez ainsi que les dossiers que vous créez et que vous avez à gérer, sont, en tout ou partie, des archives publiques au sens de la loi (code du patrimoine, art. L. 211-1 et 211-4), exception faite de la documentation et de toute publication imprimée.

La loi protège les archives publiques et toute destruction physique des documents et des données est soumise au visa d’élimination délivré par le Directeur des Archives départementales (code du patrimoine, art. L. 214-3 et 214-4, art. R. 212-4).

Par les archives d’origine privée relève de tout ce qui n’est pas publique. Il peut s’agir de documents produits ou reçus par un individu dans le cadre de ses activités personnelles (correspondance, comptes, journal intime, etc.) ou professionnelles (architecte, artiste, scientifique, etc.), par une famille, par une entreprise, par une association, par un syndicat, par un parti politique, etc.

La compétence des archives départementales sur les archives d’origine privée est facultative ; si la loi ne les oblige pas à en assurer la collecte, la conservation, le classement et la communication, elles peuvent prendre en charge les documents qui présentent un intérêt historique, scientifique ou artistique pour le département.

Officiers publics et notaires

Les archives notariales sont des archives publiques dont le versement aux Archives départementales est obligatoire passé un délai de 75 ans (art. L. 211-4 du Code du Patrimoine modifié par l’article 65 la loi n°2016-925 du 7 juillet 2016 relative à la liberté de création, à l’architecture et au patrimoine).

Les minutes et répertoires de notaires sont communicables au bout de 75 ans ou 25 ans après le décès de toutes les personnes intéressées si ce délai est plus bref (art. L. 213-2 du Code du Patrimoine modifié par l’article 3 de l’ordonnance n°2015-1341du 23 octobre 2015).

En revanche, les dossiers de "clients" constituent des archives privées, qui peuvent (ou non) faire l'objet d'un dépôt ou d'un don aux Archives départementales. Ces dossiers sont communicables au bout de 50 ans.

Carte interactive des études notariales par commune