Ressources humaines

Fort de son expérience d’accompagnement des associations, Le Service des relations avec les associations (SRA) vous propose différentes foires aux questions (FAQ) abordant les principaux sujets qui concernent la vie des structures associatives.

Information

  • Ces FAQ ont été réalisées à partir des questions les plus fréquemment posées lors de nos entretiens. N'hésitez pas à nous en poser de supplémentaires afin de les enrichir.
  • Ces FAQ sont générales. Sur des problèmes spécifiques notamment juridiques, nous vous recommandons de prendre un rendez-vous avec l'un de nos conseillers.

Ressources humaines

01. Quelles sont les démarches lors d'une embauche ?

Les démarches administratives préalables à l’embauche sont les suivantes :

• Déclarer et faire immatriculer l’association auprès de l’URSSAF.
• Déclarer le salarié auprès de l’URSSAF avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant l’embauche.

A partir de cette déclaration, l’URSSAF réalise les formalités liées à l’embauche auprès de plusieurs partenaires :
    - L’INSEE pour l’attribution d’un numéro si l'association n’en a pas déjà.
    - L’ASSEDIC pour l’affiliation au régime d’assurance chômage.
    - La caisse régionale d’assurance maladie qui fixe le taux d’accident du travail
    - La caisse primaire d’assurance maladie qui immatricule le nouveau salarié

• S’affilier auprès d’un organisme de retraite complémentaire
• S’affilier auprès d’un organisme de prévoyance
• S’affilier auprès d’un organisme paritaire collecteur agréé (AGEFOS PME, Uniformation ou Opcalia)
• Ouvrir un registre unique du personnel
• Demander l’adhésion à un service de santé au travail et réaliser la déclaration d’embauche du salarié en vue d’une visite d’embauche.

02. Comment licencier un salarié en cas de dissolution d'une association ?

La dissolution d'une association oblige les administrateurs à procéder au licenciement des salariés en respectant la procédure normale de licenciement économique. Cette procédure s'applique dans la mesure où le licenciement est effectué pour un ou plusieurs motifs non inhérents à la personne du salarié.

Il résulte d'une suppression ou transformation d'emploi ou d'une modification, refusée par le salarié d'un élément du contrat de travail, consécutives notamment à des difficultés économiques ou à des mutations technologiques (loi du 18 janvier 2005).

La procédure de licenciement varie en fonction du nombre d'emplois concernés.

Les principales étapes à respecter sont
:
- la consultation des représentants du personnel (s'ils existent)
- la convocation à l'entretien préalable par lettre recommandée avec accusé de réception précisant l'objet de l'entretien, sa date, son lieu et la possibilité que le salarié a de se faire accompagner
- l'entretien préalable (délai de 5 jours ouvrables entre la remise de la lettre et l'entretien) au cours duquel l'employeur doit expliquer au salarié les raisons qui le poussent à le licencier
- la notification du licenciement par lettre recommandée avec accusé de réception
- l'information de l'Administration (direction départementale de l'emploi) dans les 8 jours qui suivent l'envoi de la lettre au salarié

03. Comment faire face en cas de conflits entre deux adhérents ?

Il existe des dysfonctionnements et conflits dans toute organisation, y compris au sein des associations. Dans une certaine mesure, les conflits peuvent être signe d'un sain échange de vues et de créativité s'ils sont résolus pour certains, prévenus pour d'autres, maîtrisés pour tous.

Tout d’abord, l’instance dirigeante de l’association (CA, Bureau) doit reconnaître le conflit, puis décider de le gérer et enfin se préparer à le dépasser. Ainsi, dès qu’un conflit "sourd" ou "éclaté" existe, des temps de régulation sont mis en place avec la mise en perspective des faits et ressentis (incontestables) et leur interprétation (discutable) des uns et les autres.

Le partage de la parole permet de prendre de la distance par rapport aux émotions vécues et de passer d’une posture "réactionnelle" à une posture relationnelle en vue de trouver un accord. Selon le degré du conflit, l’appui d’un tiers (municipalité, autre association, etc.) peut aider les adhérents à considérer ce qui se joue entre eux et permettre de débloquer une situation issue parfois d’un contexte particulier.

L'association peut décider de prévenir les conflits en instaurant une charte de fonctionnement "d’engagements réciproques" à faire signer à tout nouvel adhérent et sur laquelle l’association s’appuiera pour gérer et dépasser les conflits.

04. Comment recruter des bénévoles ?

Une fois les besoins en bénévoles identifiés, vous pouvez prospecter et rechercher des candidats :

=> En interne :
- En communiquant au moment de l'AG. - Au travers du bulletin d'adhésion.
- Grâce à des flyers, aux panneaux d'affichages...
- Par relais d'informations en s'appuyant sur les encadrants, les salariés et les bénévoles.
- Remobilisation des anciens bénévoles.

=> En externe :
- Via le site Internet de l'association, les canaux de communication de la mairie ou la presse.
- En activant vos réseaux de relations directes et indirectes.
- En contactant des réseaux spécialisés (France bénévolat par exemple).
- En participant à des salons, forums ou évènements.

05. Quels sont les registres obligatoires en tant qu'employeur ?

Toute association employeur a l'obligation de tenir plusieurs registres :
- un registre spécial pour les changements intervenus dans sa direction et les modifications apportées à ses statuts (L. 1er juill. 1901, art. 5 ; D. 16 août 1901, art 6).
- un registre unique du personnel (Article L1221-13 à L1221-15 du code du travail)
- un registre des conventions de stages (Article L.612-13 du Code de l'éducation)
- un registre des réponses aux questions posées par les délégués du personnel (article L 2315-12 du Code du travail) lorsqu'ils existent.
- un registre des avis du CHSCT lorsqu'il existe.
- un registre spécial en matière sanitaire et environnementale (Décret n° 2014-324 du 11 mars 2014 )
- un document unique d'évaluation des risques (Articles R4121-1 et suivants du code du travail)

06. Quelles sont les aides à l'emploi ?

Le secteur non-marchand dispose des aides à l'emploi suivantes :

- CUI-CAE : Contrat d'Accompagnement dans l'Emploi. Il peut être conclu en CDI ou CDD. Dans le cadre de ce dernier, il est de minimum 6 mois renouvelable dans la limite d'une durée totale de 24 mois. Il concerne les personnes sans emploi, rencontrant des difficultés sociales et professionnelles particulières d'accès à l'emploi. Il n'y a pas de condition d'âge.

- Emploi d'Avenir : Cet emploi aidé est un contrat de droit commun en CDD (au moins 1 an et au plus 3 ans) ou CDI. L'aide financière est de 75% du SMIC brut. Peuvent conclure ce type de contrat les jeunes ayant les conditions cumulatives suivantes : de 16 à 25 ans au plus, être sans emploi, avoir un niveau inférieur au bac, connaitre de grandes difficultés d'insertion dans la vie active et totaliser au moins 6 mois de recherche d'emploi au cours des 12 derniers mois.

- Emploi Tremplin : Ce contrat est un CDI à temps plein subventionné de manière dégressive sur 3 ans (15 000€ la première année, 13 000€ la deuxième et 10 000€ la dernière). Peuvent être recrutés un jeune de 16 à 25 ans inclus demandeur d'emploi depuis plus d'un an et titulaire au moins d'un niveau bac, une personne de 26 à 44 ans inscrite à Pôle Emploi depuis plus d'un an, une personne demandeur d'emploi âgée de 45 ans et plus ou une personne en situation de handicap.

- Adulte Relais : C'est un contrat en CDI ou CDD (3 ans maximum). Il concerne les personnes âgées de 30 ans au moins, sans emploi ou bénéficiant d'un CAE, résidant en ZUS ou dans un territoire prioritaire des contrats de ville. L'aide financière est forfaitaire et le montant annuel par poste à temps plein est fixé à 17 538,40€.

- Poste FONJEP : C'est un financement contractuel pour un emploi permanent lié à un projet de développement d'une association. Il s'agit d'une subvention attribuée pour une durée de 3 ans à une association agréée de jeunesse et d'éducation populaire. L'aide financière annuelle est de 7 164€, soit environ 1/3 du SMIC chargé.

- Emploi CNDS (Ex. Plan Sport Emploi) : Ce contrat est spécifique aux associations sportives (déclarées auprès de la DDCS). Il s'agit d'une aide à l'emploi pour un contrat en CDI de 20h à 35h. L'aide financière peut être dégressive sur 4 ans (12 000€, 10 000€, 7 500€ et 5 000€) ou non dégressive (12 000€ par an pour une durée maximale de 4 ans, renouvelable après évaluation).

07. Peut-on être Président et salarié ?

Oui, dans le respect des 2 conditions suivantes :

1) Le caractère désintéressé de la gestion de l'organisme ne doit pas être remis en cause.

2) Les salariés ne doivent pas représenter plus du quart des membres du conseil d'administration.

08. Les conventions collectives s'appliquent-elles aux associations ?

Oui, les conventions collectives s'appliquent aux associations. L’article L.2261-2 du code du travail précise : "La convention collective applicable est celle dont relève l’activité principale exercée par l’employeur". Le seul code APE de l’association (attribué par l'INSEE) est, dans de nombreux cas, insuffisant pour déterminer la convention collective applicable.

En effet, à un même code APE correspondent, le plus souvent, plusieurs conventions collectives applicables. Ainsi, le critère déterminant pour repérer la convention collective applicable reste l’activité économique principale de la structure.

Le ministère du Travail met à disposition une table présentant, pour chaque secteur d’activité (code APE) de la nomenclature d’activités (Naf), la répartition par convention collective (code IDCC) des salariés présents au 31 décembre 2011.

09. Quelles sont les conséquences à la démission d'un(e) Président(e) ?

Le Président d'une association est libre de démissionner à tout moment. Il est toutefois possible que les statuts prévoient une procédure spécifique à suivre. Il est donc essentiel de respecter cette procédure, faute de quoi la démission du Président ne pourra être valide.

Les conséquences d'une telle démission pour l'association sont de:
- Trouver et nommer un nouveau Président (se référer aux statuts pour identifier les conditions à respecter et l'organe compétent). Pendant ce temps, un ou plusieurs dirigeants peuvent assumer ses responsabilités.
- Notifier le changement de Président sur le registre spécial.
- Déclarer et communiquer ce changement de présidence aux parties prenantes concernées (Préfecture, partenaires, adhérents, ...).

Le Président démissionnaire devra remettre, aux administrateurs de l'association, les documents en sa possession et nécessaires au bon déroulement des actions en cours.

10. Quels recours face au refus du trésorier de rendre des comptes ?

Le trésorier a pour responsabilité, au titre de son mandat, la tenue et la conservation des documents obligatoires et comptables de l'association (livre de paie, copie des bulletins de paie, quittances de loyer, factures de gaz et d'électricité, souches des chéquiers, relevés bancaires, comptes de résultat, bilans...).

Il est également statutairement sous la responsabilité du Président. En cas de refus du trésorier de communiquer certains éléments, il convient d'abord de trouver une solution à l'amiable.

En cas d'échec, le président peut aller déposer plainte au commissariat de police pour abus de confiance et selon les statuts de l'association engager une procédure interne de destitution. Il convient également de vérifier si le trésorier réalise sa mission de manière sérieuse et cohérente avec ses compétences sans avoir la volonté de nuire à l'association. La responsabilité du trésorier n'est engagée qu'à condition qu'il ait commis une faute portant préjudice à l'association, auquel cas, l'association peut engager une action en justice à son encontre.