Comptabilité

Fort de son expérience d’accompagnement des associations, Le Service des relations avec les associations (SRA) vous propose différentes foires aux questions (FAQ) abordant les principaux sujets qui concernent la vie des structures associatives.

Information

  • Ces FAQ ont été réalisées à partir des questions les plus fréquemment posées lors de nos entretiens. N'hésitez pas à nous en poser de supplémentaires afin de les enrichir.
  • Ces FAQ sont générales. Sur des problèmes spécifiques notamment juridiques, nous vous recommandons de prendre un rendez-vous avec l'un de nos conseillers.

Comptabilité

01. Le plan comptable doit-il être utilisé ?

Toutes les associations sont tenues d'établir une comptabilité. En fonction de leur taille, de leur activité ou de leur mode de financement, elles doivent obéir à certaines obligations spécifiques. Les associations qui réunissent deux des trois critères suivants : au moins 50 salariés, 3 100 000 € de ressources, au moins 1 550 000 € d'actif au bilan, sont tenues à des obligations spécifiques, dont le respect du plan comptable des associations.

C'est également le cas des associations, dont les aides municipales représentent plus de 50% du budget, ou dont le montant de la subvention d'un financeur public est supérieur à 23 000 €, ou encore si le montant des aides publiques cumulées est supérieur à 153 000 €.

Dans la mesure où toutes les associations déclarées (quelque soit leur taille) sont tenues d'établir des comptes annuels, il est vivement conseillé d'utiliser le plan comptable par souci de lisibilité et de continuité des écritures comptables présentées d'une année sur l'autre, aux adhérents comme aux partenaires. 

02. A quoi sert un commissaire aux comptes ?

Le commissaire aux comptes (CAC) a pour rôle de contrôler les comptes d'un organisme et de vérifier que ceux-ci reflètent fidèlement sa situation financière.

La nomination d'un CAC est obligatoire pour certaines associations (ex: plus de 150 000€ de subventions) mais peut être aussi nommé volontairement. Les missions du CAC peuvent comprendre:

  • la certification des comptes annuels et comptes consolidés
  • la vérification de la sincérité et de la concordance des comptes
  • la révélation au procureur de faits délictueux
  • l'identification et l'évaluation préalable des risques

La confusion peut exister entre CAC et expert comptable, ces 2 professions étant parfois exercées par les mêmes personnes.

03. A quoi servent des vérificateurs aux comptes ?

Une association peut mettre en place une commission de contrôle composée de vérificateurs aux comptes, élus par l'assemblée générale dans l'association. Cette modalité est généralement prévue par les statuts ou le règlement intérieur.

Les vérificateurs aux comptes dans une association sont des bénévoles, désignés librement par l'assemblée générale de l'association. Il est nécessaire de se prémunir de certains risques : un vérificateur aux comptes doit jouir de ses droits civiques, ne pas être membre fondateur ou apporteur en nature, ne pas être bénéficiaire d'avantages de l'association.

04. Comment constituer un budget prévisionnel ?

Le budget prévisionnel est une traduction chiffrée des décisions stratégiques que l'association souhaite mettre en œuvre. Il peut s'agir d'un projet ou d'une prévision globale pour l'année à venir. C'est pourquoi, les objectifs stratégiques et opérationnels doivent être clarifiés en amont afin de déterminer au plus juste les moyens techniques, humains et financiers nécessaires.

Pour concevoir le budget prévisionnel, on commence par identifier toutes les charges liées au fonctionnement, aux activités, à l'amortissement des biens (prévus ou existants). Puis, on estime le plus précisément possible les produits attendus : ventes, subventions et dons. Il est important de prendre en compte l'évolution de la conjoncture (inflation, hausse du SMIC...) ainsi que son environnement (concurrents, partenaires). Le budget prévisionnel doit être équilibré ou présenter un excédent raisonnable. S'il est déséquilibré, il est préférable d'ajuster les charges ou les recettes directes (ventes, prestations...). 

05. Qu'est-ce qu'un journal ?

Il s'agit du document de base de toute comptabilité. Il reporte au jour le jour toutes les opérations se traduisant par une entrée ou une sortie d'argent. Il permet de calculer à tout moment le solde disponible de l'association, de contrôler les disponibilités en caisse et les relevés de compte en banque. L'association peut également tenir un journal par type d'enregistrement: journaux de trésorerie (banque et caisse), journal de vente, journal d'achat, journal des opérations diverses,...

06. Doit-on faire un rapprochement bancaire ?

Le rapprochement bancaire est un moyen de suivi et de contrôle du compte bancaire de l'association. A chaque fin de mois, il permet de comparer les écritures comptables avec celles du relevé de banque afin de faire le point sur les chèques en attente (émis ou remis mais non encaissés).

Le rapprochement bancaire est une opération indispensable à la tenue et au suivi de la trésorerie. Le dernier mois de l'exercice, le rapprochement bancaire est le garant de l'exhaustivité des opérations passées.

Rappel de la méthode : solde comptable de la banque + chèques émis non encaissés - chèques remis non encaissés = solde du relevé de banque.

07. Les factures sont-elles obligatoires ?

Si une association fournit des prestations payantes, imposables ou non à la TVA, elle a pour obligation d'établir une facture, constituant un justificatif pour la comptabilité.

La facture émise doit comporter les éléments suivants : la date et le numéro de facture, le nom ou la dénomination sociale du client et son adresse, pour chaque bien ou service, une description précise de la dénomination, la quantité, le prix unitaire hors taxe et le taux appliqué ou la mention que l'opération n'est pas soumise à la TVA (TVA non applicable, art. 239 B du Code Général des Impôts), le total par taux de TVA hors taxe et toutes taxes comprises, la mention des rabais et ristournes et de leur montant. Les factures reçues par l'association constituent également des justificatifs comptables.

08. Comment rembourser les frais engagés par les bénévoles et dirigeants ?

L'association peut rembourser les frais des bénévoles et des dirigeants à condition qu'ils soient réels, justifiés par une facture ou un reçu (remis par le prestataire ou le commerçant), et qu'ils soient proportionnels à l'activité (afin qu'ils ne soient pas considérés par l'administration fiscale comme un revenu).

Concernant les frais kilométriques, l'association peut se reporter au barème fiscal. Il est conseillé d'établir une note de frais par bénévoles précisant le motif, avec les justificatifs.

09. Comment calculer les contributions volontaires et quel intérêt ?

Les contributions volontaires fournissent une information complémentaire au compte de résultat mais n'affectent pas le résultat puisqu'elles sont par essence gratuites et n'entraînent pas de flux financiers (comptes classe 8).

Elles informent néanmoins du dynamisme de l'association, en particulier des bénévoles. Les contributions en biens et services sont valorisées au prix du marché, tandis que pour les contributions en temps ou travail des bénévoles, différentes méthodes existent dans la pratique. La méthode la plus courante est la valorisation au coût horaire du SMIC (9,53 € en 2014). Si le bénévolat fourni se substitue à un travail nécessitant des compétences spécifiques, on peut décider de le valoriser au regard de la valeur de remplacement (recours à une prestation facturée,...) ou en référence à une grille salariale.

Quelle que soit la méthode retenue, il est important d'adopter un principe de prudence. La valorisation nécessite une organisation et des procédures spécifiques afin de justifier les éléments : fiches de temps des bénévoles, méthode de comptabilisation précisée en annexe...

10. Quel avantage d’être reconnu d’intérêt général ?

Etre reconnue d'intérêt général pour une association permet de délivrer aux particuliers et aux entreprises qui lui font un don, un justificatif (reçu fiscal) afin qu'ils bénéficient d'une réduction d'impôts.

Cette reconnaissance présente comme second avantage d'accroître la crédibilité de l'association auprès des partenaires publics et privés, notamment dans le cadre d'une demande de subvention. Pour être reconnue d'intérêt général, l'association doit démontrer qu'elle ne fonctionne pas au profit d'un cercle restreint de personnes, qu'elle a une gestion désintéressée et qu'elle n'exerce pas d'activités lucratives.

Si les conditions sont remplies, l'association peut ainsi faire la demande auprès des services fiscaux en remplissant une demande et la renvoyant en recommandée avec accusé de réception. Une non-réponse des services fiscaux dans les 6 mois correspond à une réponse positive.