Évènementiel

Fort de son expérience d’accompagnement des associations, Le Service des relations avec les associations (SRA) vous propose différentes foires aux questions (FAQ) abordant les principaux sujets qui concernent la vie des structures associatives.

Information

  • Ces FAQ ont été réalisées à partir des questions les plus fréquemment posées lors de nos entretiens. N'hésitez pas à nous en poser de supplémentaires afin de les enrichir.
  • Ces FAQ sont générales. Sur des problèmes spécifiques notamment juridiques, nous vous recommandons de prendre un rendez-vous avec l'un de nos conseillers.

Évènementiel

01. Combien de manifestations avons-nous le droit d'organiser sans imposition ?

6 manifestations de bienfaisance ou de soutien.
L'article 261-7-1 du Code Général des Impôts prévoit que les recettes de ces six manifestations dans l'année sont exonérées de la TVA. On entend par manifestation les "activités organisées en vue d'obtenir le soutien financier du public et notamment les bals, les concerts, les spectacles, les ventes de charité, les expositions, les kermesses, les tombolas, les loteries, les divertissements sportifs non soumis à l'impôt sur les spectacles... Ces manifestations doivent procurer à l'organisateur des moyens financiers exceptionnels qui lui permettent de faciliter la réalisation des buts poursuivis.

02. Quelles sont les autorisations à avoir pour une manifestation en plein air ?

Pour toute manifestation, l'association doit faire une déclaration préalable à la mairie de la commune où aura lieu la manifestation (décret-loi du 23/10/1935) dans les 3 jours francs au moins et les 15 jours francs au plus.
Si cette manifestation de plein air a lieu sur le domaine public, une autorisation sera nécessaire auprès de la personne publique propriétaire du domaine.

03. Comment construire son projet ?

La construction du projet associatif peut se réaliser en 6 étapes :

1) Mobiliser le plus grand nombre de personnes (en interne et/ou en externe) et sensibiliser à l'intérêt d'un projet associatif co-construit et partagé.

2) Réaliser un état des lieux de la situation pour bien appréhender la situation de l'association dans son environnement : ses points forts, ses points faibles et ses marges de progression.

3) Définir les grandes orientations, les objectifs et les actions à mettre en œuvre en conservant une cohérence au regard de la finalité de l'association.

4) Préparer et planifier les tâches à réaliser par chacun des membres.

5) Exécuter et contrôler l'avancé des différentes tâches à réaliser : pour cela plusieurs outils peuvent être utilisés (tableau de bord, outil de pilotage financier, retro-planning, organigramme...).

6) Evaluer son action au regard des objectifs définis et rendre compte du travail accompli à ses adhérents et partenaires.

04. Quelles sont les questions auxquelles il faut répondre pour organiser un projet ?

Quels sont les objectifs du projet ?
Est-il composé de plusieurs actions ?
A quels besoins ce projet répond-il ?
Comment ces besoins ont-ils été identifiés ?
Qui va bénéficier de ce projet ?
Comment vont se dérouler les actions ?
Quels sont les moyens humains, matériels et financiers nécessaires à la mise en oeuvre de ce projet ou de ces actions ?
Quand le projet doit-il débuter et pour quelle période ?
Quels seront les indicateurs d'évaluation et de réussite du projet ?
Quels sont le budget global du projet et le budget de chaque action ?

05. Une association peut-elle faire des bénéfices ?

Une association peut et doit faire des bénéfices si elle souhaite se développer et mettre en place ses projets. Ces bénéfices doivent lui permettre de lancer de nouveaux projets, d'investir dans du matériel, de sécuriser ses emplois…
La seule chose qui est proscrite au sein des associations est la redistribution des bénéfices entre les membres de l'association. Ces bénéfices doivent être exclusivement utilisés pour le projet associatif.

06. Comment communiquer sur un événement ?

L'objectif principal d'un événement est d'y faire venir du public. Pour se faire, l'association doit mettre en place une communication sur son territoire pour que cet événement soit bien identifié. Sur la zone de rayonnement de l'événement, il est nécessaire de réaliser une affiche qui répond aux questions suivantes: Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Une attention particulière doit être portée sur l'esthétique de l'affiche, elle véhicule l'image de l'association. Une affiche doit rester lisible et apporter une information rapide à son lecteur.

07. Doit-on s'assurer ?

Seules les associations sportives ont l'obligation de s'assurer (loi du 16/07/1984). En revanche, il est très fortement conseillé à toutes les associations de prendre une assurance responsabilité civile pour se couvrir des dommages que les membres de l'association peuvent causer. Dans le cadre d'un événement, il est conseillé de vérifier l'assurance de l'association et notamment le nombre de personnes couvertes. Il existe des avenants au contrat d'assurance qui peuvent être pris en fonction du type de manifestation et du nombre de personnes accueillies.

08. La loi Evin et les associations ?

La loi Evin (Loi n°91-32 du 10/01/1991) est une loi relative à la lutte contre le tabagisme et l'alcoolisme qui établit le principe d'une interdiction de fumer dans les lieux publics et limite le droit de faire de la publicité pour les boissons alcoolisées. Dans le cadre d'un événement, une association peut ouvrir un débit de boissons temporaires auprès de sa mairie pour les groupes 1 et 2 et ce 5 fois par an (les associations sportives ont les groupes 1 à 3 et ce 10 fois par an). Une attention devra être portée par l'association aux publicités qu'elle pourrait faire sur les marques d'alcool, notamment en matière de sponsoring (ex: parasol, banderole...).

09. Comment préparer sa prise de parole en public ?

La prise de parole en public peut être un exercice complexe et pourtant très important pour le développement de votre association (présenter votre structure, mettre en avant votre projet, organiser une formation). C'est pourquoi il est essentiel de ne pas négliger sa préparation. Voici quelques étapes qu'il est nécessaire de respecter: - identifier et connaître le public ciblé: qui (rôles, profils)? combien? niveau de connaissance sur le thème? niveau de vie du groupe? attentes et besoins?

- définir votre objectif: informer? expliquer? sensibiliser? responsabiliser? persuader? entraîner à l'action?
- choisir les bonnes modalités d'intervention, en fonction des étapes précédentes: approche (exposé? discours? cours? conférence? réunion? débat public?), mode d'intervention (informatif ou pédagogique, directif ou participatif, technique ou illustratif, suggestif ou impliquant, ...), style (rigueur ou humour, neutralité ou engagement, ...), durée de l'intervention, mise en scène (mobilier, tables, matériel), supports (paper-board? rétroprojecteur? vidéoprojecteur?)

Une fois que ces points sont définis, vous pouvez préparer votre intervention. Pour cela, vous devez:
- délimiter votre sujet
 - chercher les informations
- travailler vos arguments
- anticiper les questions pour pouvoir préparer vos réponses
- identifier et faire émerger les principales idées
- classer et structurer vos idées (ne pas oublier les transitions)
- élaborer un conducteur sous forme de tableau où vous précisez pour chaque partie: durée, principales idées, type d'animation, questions de relance.
Votre présentation orale doit reposer sur des principes de clarté et de concision.

10. A quoi sert une billetterie ?

On parle de billetterie, lorsqu'une association organise un spectacle ou une manifestation comportant un prix d'entrée. Les organisateurs délivrent donc un billet à chaque spectateur avant l'entrée dans la salle.

La billetterie doit répondre à certains principes comme la présence de 2 ou 3 volets (la souche, le contrôle du billet et le billet). Les billets doivent contenir les mentions obligatoires suivantes sur les différentes parties : Nom de l'association, N° d'ordre du billet, catégorie de la place, prix global du billet ou la mention "gratuit", Nom du fabricant ou de l'importateur.

De plus, si l'association imprime elle-même ses billets (au sein de l'association ou sur internet), elle a l'obligation de les déclarer aux services fiscaux dans les 8 jours. Si l'association a recours à un imprimeur, celui-ci fera la démarche au moment de la livraison.

L'association est tenue de réaliser un relevé comportant pour chaque catégorie : le n° du premier et du dernier billets délivrés, le nombre de places délivrées, le prix des places et la recette correspondante. Les coupons de contrôle et les souches des billets doivent être conservés pendant 1 an et le relevé des billets vendus doit lui être conservé pendant 6 ans.