Share
Agrandir la taille du texte Diminuer la taille du texte
75 vues

Culture Sports Loisirs

Conseils pour l'archivage

Cette rubrique rappelle ce que sont les archives et donne des conseils pour leur gestion (élimination, conservation, classement, consultation et communication).

Salle de tri des Archives départementales de l'Essonne (2010). ©Y. Morelle.
Salle de tri des Archives départementales de l'Essonne (2010). ©Y. Morelle.

Vous avez dit archives?

Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service, ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. (Loi d'archives n°2008-696 du 15 juillet 2008).

La notion d'archives est donc indépendante :

  • de la date du document: tous les documents sont considérés comme des archives dès leur élaboration ou leur réception.
  • de la forme : un document d'archives peut être aussi bien un document manuscrit qu'un texte imprimé ou dactylographié, un plan, une affiche, un fichier informatique.
  • du support matériel : papier, photographies, documents audiovisuels, documents informatiques.


La conservation des archives répond à  un triple intérêt :

  • la gestion courante du service/de l'entreprise : disposer en permanence des informations utiles voire essentielles à  son activité.
  • la justification des droits des personnes : conserver les preuves en cas de contentieux ou de litige.
  • la sauvegarde de la mémoire : constituer les matériaux documentaires de l'Histoire.


Le cycle de gestion des archives reflète ce triple enjeu et se décompose en "trois âges" :

  • archives actives/courantes : dossiers vivants, en cours d'instruction et d'exploitation, conservé dans le bureau même.

  • archives semi-actives/intermédiaires : dossiers clos (instruction terminée) mais encore susceptible d'avoir un intérêt administratif, et donc conservé à  proximité, en raison des prescriptions légales ou d'une éventuelle réouverture.

  • archives définitives/historiques : documents dont la valeur administrative est périmée, mais qui présentent un intérêt historique, et qui sont versés aux services d'archives territorialement compétent (communaux ou départementaux) pour être conservés indéfiniment et communiqués au public.


Les archives publiques sont tous les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d'un service public, dans le cadre de leur mission de service public. Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont aussi des archives publiques. Le directeur des Archives départementales est chargé au niveau du département du contrôle scientifique et techniques des archives publiques (conditions de gestion, collecte, tri, élimination, traitement, classement, conservation et communication des archives). (décret 2006-1828 du 23 décembre 2006 modifiant le décret 79-1037 du 3 décembre 1979).

Eliminer

Aucune archive publique ne peut être éliminée sans le visa préalable du bordereau d'élimination (liste des documents proposés à  l'élimination avec indication de leur intitulé succinct et de leurs dates extrêmes) par le directeur (-trice) des Archives départementales.

Ce bordereau est à  conserver par le service après visa du directeur des Archives départementales. Il prouve le respect de la procédure administrative réglementaire (décret 88-849 du 28 juillet 1988 repris par l'art R. 1421-3 du Code général des collectivités territoriales).

La destruction matérielle des documents peut avoir lieu soit par déchiquetage, soit par incinération, voire par une société spécialisée qui délivrera un certificat de destruction. Aucun dossier ne doit être jeté à  la poubelle ni placé dans des conteneurs spécifiques pour le papier.

Conserver

Il convient de conserver les archives dans des locaux dédiés exclusivement à  cet usage (et non au stockage de fournitures ou tout autre matériel).

Ces locaux doivent respecter les normes suivantes :

  • résistance au sol de la pièce (900 kg/m2 pour des rayonnages fixes et 1300 kg/m2 pour des rayonnages mobiles).
  • température comprise entre 14° et 18°C pour les documents papiers (mais sans variation brusque).
  • hygrométrie comprise entre 35 et 45% d'humidité relative pour les documents papiers (mais sans variation brusque).
  • protection contre l'intrusion : fermeture à  clef, protection des fenêtres, voire alarme.
  • protection contre l'incendie : détection et extincteur.
  • protection contre les risques d'infiltration et d'inondation : absence de canalisation dans le local, isolation des ouvertures, surélévation des rayonnages et éloignement par rapport aux murs extérieurs.
  • protection contre la lumière : volets, filtres anti-UV, orientation des rayonnages perpendiculaires aux rayons du soleil.

Pour en savoir plus :
http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/gerer/batiments/textes/

Classer

L'un des piliers d'un archivage bien construit consiste dans la mise à  jour des dossiers et l'ouverture d'un nouveau dossier pour toute nouvelle affaire instruite.

Chaque document se rapporte à  un dossier ouvert ou à  ouvrir. Une pièce ne doit jamais rester isolée mais une seule pièce peut constituer un dossier ! Les dossiers "divers", "à  classer", "à  voir" sont à  éviter.

Chaque dossier doit faire l'objet d'une analyse descriptive, avec au minimum l'intitulé et les dates extrêmes. Cette description servira à  la rédaction des bordereaux de versements ou d'élimination. Un dossier peut contenir plusieurs sous-dossiers que l'on aura pris soin d'identifier également. La pièce la plus ancienne est classée en dessous.

Une fois le dossier clos, il est important d'en vérifier son contenu : il faut alors éliminer les imprimés non utilisés, brouillons, doubles et documentation diverse.

Les documents qui vont ensemble (lettre et réponse par exemple) peuvent être reliés ensemble par une agrafe inoxydable ou par un trombone en PVC. Il faut proscrire l'emploi de trombones en fer, d'épingles, de ruban adhésif ou d'élastique, qui contribuent à  terme à  détériorer le support.

Consulter et communiquer

L'accès à  l'information est avant tout un droit garanti à  tout citoyen (ordonnance du 6 juin 2005, loi n°2000-321 du 12 avril 2000, qui font suite à  la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978).

La loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives (article 17) :

  • principe de libre communicabilité des archives publiques
  • les délais particuliers couvrant certains documents sont raccourcis (25, 50, 75, 100, 120 ans) à  l'exception des "informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou fabriquer, utiliser ou localiser les armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d'un niveau analogue" incommunicables.


• Pour en savoir plus sur les délais de communicabilité

La communication par extrait possible pour un dossier contenant des documents relevant de différents délais.

• Voir aussi : art. L 213-1 à  8 du Code du patrimoine.

Il est possible de faire une demande de dérogation pour les documents n'ayant pas atteint leur délai de communicabilité. Le service versant doit donner son accord à  cette consultation ainsi que la Direction des Archives de France. Tout refus de communication est motivé.

Fiche de consultation pour un service administratif [pdf]

Contact

Direction des archives et du patrimoine mobilier
38, rue du Commandant Arnoux
91730 Chamarande
Tél. 01 69 27 14 14


Courriel :archi91@cg91.fr