Services du Conseil départemental

Vous trouverez sur le site intranet du Conseil départemental des informations complémentaires : rubrique "Procédures et Formulaires", "Activités Professionnelles", "Archivage".

Verser aux Archives départementales

Un versement désigne à  la fois l'ensemble des documents d'archives transférés à  une date donnée par un service aux Archives départementales de l'Essonne pour conservation définitive ou temporaire, et l'opération matérielle de transfert. Le service versant reste pleinement propriétaire de ses dossiers et peut y accéder à  tout moment.

Le bordereau de versement est une pièce réglementaire qui avalise l'opération de versement et transfère la responsabilité de la conservation des dossiers aux Archives départementales. Il constitue aussi un instrument de recherche pour les chercheurs amenés par la suite à  consulter ces documents. Par conséquent, la description des dossiers énumérés dans le bordereau doit être précise.

Aucun versement n'est accepté sans bordereau de versement.


Charte d'archivage

La durée de conservation des documents et les modalités de tri sont encadrées par des circulaires émanant de la Direction des archives de France en collaboration avec les administrations sectorielles, reprises au niveau local le cas échéant par des tableaux de gestion ou chartes d'archivages, élaborés par la direction départementale des archives et du patrimoine mobilier avec le service producteur concerné.
>> Pour en savoir plus [pdf]


Eliminer

Pour toute élimination d'archives publiques, il est nécessaire d'obtenir préalablement le visa du directeur des Archives départementales pour la liste des documents proposés à  l'élimination.
>> Formulaire de bordereau d'élimination [pdf]
>> Comment remplir un bordereau d'élimination [pdf]


Consulter et communiquer

La consultation est limitée aux documents que le service a lui-même versés. Pour consulter des documents issus d'autres services, il faut l'accord de ces derniers.
>> Fiche de consultation [pdf]

La boite à  outils : Egram

Voici quelques outils disponibles sur l'intranet du Conseil départemental :

  • liste des tableaux de gestion (consultables en ligne pour certains).
  • liste de questions préalables à  l'établissement de tout tableau de gestion. 
  • conseils méthodologiques.

En complément

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