Collectivités locales

Les collectivités locales sont tenues de verser leurs archives.

Qui est responsable des archives ?

Le maire (ou le président de la structure intercommunale) est responsable des archives communales (ou intercommunales), civilement et pénalement (art. 193 et 254 du Code Pénal). Il doit les conserver (Loi d'archives n°2008-696 du 15 juillet 2008) :

  • pour gérer les affaires communales ou intercommunales.
  • pour justifier les droits de la commune ou de l'intercommunalité et de ses citoyens.
  • pour retracer l'histoire de la commune ou de l'intercommunalité.


Les communes et intercommunalités sont propriétaires de leurs archives, à  l'exception de certains documents portant sur des activités exercées par le maire au nom de l'Etat (comme l'état civil, le cadastre, le service national, les élections et le recensement de la population).

Le Code général des collectivités territoriales rend obligatoire l'information au préfet et à  la Direction des archives de France de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives (Code général des collectivités territoriales R. 1421-5).

Le directeur des Archives départementales est chargé au niveau du département du contrôle scientifique et techniques des archives publiques (conditions de gestion, projets de construction, d'informatisation, numérisation, collecte, tri, élimination, traitement, classement, conservation et communication des archives. (décret 2006-1828 du 23 décembre 2006 modifiant le décret 79-1037 du 3 décembre 1979).


Le récolement : une obligation pour tous

Depuis 1924, un récolement (liste sommaire de toutes les archives détenues avec indication des dates extrêmes) doit être adressé à  chaque renouvellement de la municipalité.

Il s'accompagne :

  • d'un procès-verbal de décharge, transmis par le maire sortant
  • d'un procès-verbal de prise en charge des archives communales dressé par le maire entrant (art. 8 du décret n°88-849 du 28 juillet 1988 sur le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives territoriales).

Il est signé par les deux élus et remis à  chacun des signataires ; un exemplaire doit être adressé aux Archives départementales. Cette opération doit également être effectuée en cas de reconduction de la municipalité à  l'identique.

Il s'agit en effet d'un outil juridique, prouvant que toutes les informations et dossiers produits et gérés pendant la mandature ont été correctement conservés et transmis à  l'exécutif suivant.

Le récolement est également fortement recommandé pour les structures intercommunales à  chaque renouvellement.


L'entretien des archives : une dépense obligatoire

Les frais d'entretien et de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les collectivités (Code Général des Collectivités territoriales art. L.2321-2).

Il existe des subventions pour les opérations suivantes :

  • Restauration, microfilmage ou numérisation : le Conseil départemental de l'Essonne (Service du patrimoine culturel à  la direction de la culture) peut accorder une subvention à  hauteur de 30% du montant subventionnable hors taxe, après avis technique de la direction des Archives départementales.
  • Pour l'aménagement de locaux d'archivage : l'Etat (direction régionale des affaires culturelles) peut subventionner les projets des communes ou groupements de communes de plus de 20.000 habitants, voire des communes de moins de 20.000 habitants, dans certaines conditions. Le taux de subvention s'élève entre 10 et 30% hors taxe de la base subventionnable approuvée.
  • Restauration, numérisation : le Parc naturel régional du Gâtinais français peut accorder des subventions jusqu'à  80% dans la limite d'un plafond de 17.000 euros après avis technique du Conseil départemental, des Archives départementales et de la commission de travail du PNR (cf. http://www.parc-gatinais-francais.fr).


Comment classer les archives communales ou intercommunales ?

Les archives communales doivent être classées et répertoriées de façon à  permettre à  tout instant leur exploitation par les services communaux et leur communication aux usagers en cas de besoin.

Il existe un cadre de classement règlementaire des archives communales.

Par ailleurs, des sociétés d'archivage privé, de même que le Centre Interdépartemental de Gestion (CIG) de la Grande Couronne de la région Ile de France (CIG), offrent des prestations de conseil et de classement, qui doivent respecter les règles en vigueur. Ces prestations peuvent être préalablement évaluées par les Archives départementales, qui doivent être informées de toutes les opérations d'archivage (éliminations, organisation de local d'archivage, classement, informatisation) entreprises dans ce cadre.


Où conserver ?

Conservation dans la commune

Les archives doivent être conservées exclusivement dans un bâtiment public (appartenant à  la commune). Le recours à  un prestataire d'archivage privé, que ce soit pour conserver des documents anciens ou contemporains, de conservation temporaire ou définitive, est exclu par la législation actuelle.

Tout projet de construction, d'extension, d'aménagement ou de réaménagement d'un local  destiné au stockage d'informations publiques doit être signalé au préfet, qui dispose d'un délai de deux mois pour faire connaître son avis (Code Général des Collectivités territoriales, art. 1421-6), et aux Archives départementales.

Conservation par les Archives départementales

Pour les communes de moins de 2.000 habitants, ou pour toute commune n'offrant pas les conditions de conservation adéquates, la loi d'archives prescrit le dépôt obligatoire aux Archives départementales :

  • de l'état civil de plus de 150 ans ;
  • des plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en usage depuis 30 ans ;
  • des documents de plus de 100 ans en général ;
  • et de tout document ayant un caractère historique indépendamment de sa date.

Une dérogation peut être accordée par le préfet sur demande écrite du maire, après contrôle et avis favorable du directeur des Archives départementales attestant des bonnes conditions de conservation (Code Général des Collectivités territoriales art. L. 1421-11, Code des communes,  art. L.317-5).

Les communes de plus de 2.000 habitants peuvent également décider de déposer leurs archives aux Archives départementales après délibération favorable du Conseil municipal. Ce dépôt se réalise après accord du directeur des Archives départementales (Code Général des Collectivités territoriales art. L.1421-8, code des communes, art. L.317-3)

Le directeur des archives départementales peut décider du dépôt d'office quand les conditions de conservation sont insuffisantes (Code Général des Collectivités territoriales art. L.1421-9, code des communes,  art. L.317-4)
Dans tous les cas, les communes restent propriétaires de leurs archives ; un contrat de dépôt est établi, les archives sont classées selon le cadre de classement réglementaire des archives communales et un répertoire est adressé au déposant.


Comment éliminer ?

Aucune archive publique ne peut être éliminée sans le visa préalable par le directeur des archives départementales  du bordereau d'élimination: il s'agit de la liste des documents proposés à  l'élimination avec indication de leur intitulé succinct et de leurs dates extrêmes (CGCT. art L.1421-3).

La sélection des dossiers à  conserver et des dossiers à  éliminer se fait au vu de certains textes réglementaires, notamment de la circulaire AD 93-1 du 11 août 1993, consultable sur le site de la Direction des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr (rubriques : gérer les archives/collecte/archives communales : archives postérieures à  1983). La direction des Archives départementales peut également vous conseiller sur les opérations de tri.


Comment et quoi communiquer ?

La communication des documents se fait obligatoirement dans le bâtiment de la mairie (Code général des collectivités territoriales, art. L.1421-4) et sous surveillance d'un agent public. Pour prévenir tout acte de malveillance, il est recommandé de demander une pièce d'identité valide et de tenir un registre indiquant le nom des personnes ayant consulté des archives, les documents consultés et la date de consultation.

L'accès aux documents s'exerce :

  • par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
  • sous réserve que la reproduction ne nuise pas à  la conservation du document, par la délivrance d'une copie facilement intelligible sur un support identique à  celui utilisé par l'administration ou sur papier, au choix du demandeur dans la limite des possibilités techniques de l'administration et aux frais de ce dernier, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret.


La photocopie de tout registre relié est interdite, quelle que soit la date du registre, car elle accélère la détérioration du registre. Pour les demandes concernant l'état civil, il convient de délivrer un extrait. La reproduction des documents n'est pas une obligation, mais une facilité accordée au public.

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