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Conseils pour l'archivage

Cette rubrique rappelle ce que sont les archives et donne des conseils pour leur gestion (élimination, conservation, classement, consultation et communication).

Happy Art, 2013 (détail) et Cycle Decauville, 1910 (détail). - Arch. dép. Essonne, 18FI/4204 et 4101

Vous avez dit archives?

Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme ou leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service, ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité. (Loi d'archives n°2008-696 du 15 juillet 2008).

La notion d'archives est donc indépendante :

  • de la date du document: tous les documents sont considérés comme des archives dès leur élaboration ou leur réception.
  • de la forme : un document d'archives peut être aussi bien un document manuscrit qu'un texte imprimé ou dactylographié, un plan, une affiche, un fichier informatique.
  • du support matériel : papier, photographies, documents audiovisuels, documents informatiques.


La conservation des archives répond à  un triple intérêt :

  • la gestion courante du service/de l'entreprise : disposer en permanence des informations utiles voire essentielles à  son activité.
  • la justification des droits des personnes : conserver les preuves en cas de contentieux ou de litige.
  • la sauvegarde de la mémoire : constituer les matériaux documentaires de l'Histoire.


Le cycle de gestion des archives reflète ce triple enjeu et se décompose en "trois âges" :

  • archives actives/courantes : dossiers vivants, en cours d'instruction et d'exploitation, conservé dans le bureau même.

  • archives semi-actives/intermédiaires : dossiers clos (instruction terminée) mais encore susceptible d'avoir un intérêt administratif, et donc conservé à  proximité, en raison des prescriptions légales ou d'une éventuelle réouverture.

  • archives définitives/historiques : documents dont la valeur administrative est périmée, mais qui présentent un intérêt historique, et qui sont versés aux services d'archives territorialement compétent (communaux ou départementaux) pour être conservés indéfiniment et communiqués au public.


Les archives publiques sont tous les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées de la gestion d'un service public, dans le cadre de leur mission de service public. Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels sont aussi des archives publiques. Le directeur des Archives départementales est chargé au niveau du département du contrôle scientifique et techniques des archives publiques (conditions de gestion, collecte, tri, élimination, traitement, classement, conservation et communication des archives). (décret 2006-1828 du 23 décembre 2006 modifiant le décret 79-1037 du 3 décembre 1979).


Eliminer

Aucune archive publique ne peut être éliminée sans le visa préalable du bordereau d'élimination (liste des documents proposés à  l'élimination avec indication de leur intitulé succinct et de leurs dates extrêmes) par le directeur (-trice) des Archives départementales.

Ce bordereau est à  conserver par le service après visa du directeur des Archives départementales. Il prouve le respect de la procédure administrative réglementaire (décret 88-849 du 28 juillet 1988 repris par l'art R. 1421-3 du Code général des collectivités territoriales).

La destruction matérielle des documents peut avoir lieu soit par déchiquetage, soit par incinération, voire par une société spécialisée qui délivrera un certificat de destruction. Aucun dossier ne doit être jeté à  la poubelle ni placé dans des conteneurs spécifiques pour le papier.


Conserver

Il convient de conserver les archives dans des locaux dédiés exclusivement à  cet usage (et non au stockage de fournitures ou tout autre matériel).

Ces locaux doivent respecter les normes suivantes :

  • résistance au sol de la pièce (900 kg/m2 pour des rayonnages fixes et 1300 kg/m2 pour des rayonnages mobiles).
  • température comprise entre 14° et 18°C pour les documents papiers (mais sans variation brusque).
  • hygrométrie comprise entre 35 et 45% d'humidité relative pour les documents papiers (mais sans variation brusque).
  • protection contre l'intrusion : fermeture à  clef, protection des fenêtres, voire alarme.
  • protection contre l'incendie : détection et extincteur.
  • protection contre les risques d'infiltration et d'inondation : absence de canalisation dans le local, isolation des ouvertures, surélévation des rayonnages et éloignement par rapport aux murs extérieurs.
  • protection contre la lumière : volets, filtres anti-UV, orientation des rayonnages perpendiculaires aux rayons du soleil.

>> Pour en savoir plus : consulter le site des Archives de France


Classer

L'un des piliers d'un archivage bien construit consiste dans la mise à  jour des dossiers et l'ouverture d'un nouveau dossier pour toute nouvelle affaire instruite.

Chaque document se rapporte à  un dossier ouvert ou à  ouvrir. Une pièce ne doit jamais rester isolée mais une seule pièce peut constituer un dossier ! Les dossiers "divers", "à  classer", "à  voir" sont à  éviter.

Chaque dossier doit faire l'objet d'une analyse descriptive, avec au minimum l'intitulé et les dates extrêmes. Cette description servira à  la rédaction des bordereaux de versements ou d'élimination. Un dossier peut contenir plusieurs sous-dossiers que l'on aura pris soin d'identifier également. La pièce la plus ancienne est classée en dessous.

Une fois le dossier clos, il est important d'en vérifier son contenu : il faut alors éliminer les imprimés non utilisés, brouillons, doubles et documentation diverse.

Les documents qui vont ensemble (lettre et réponse par exemple) peuvent être reliés ensemble par une agrafe inoxydable ou par un trombone en PVC. Il faut proscrire l'emploi de trombones en fer, d'épingles, de ruban adhésif ou d'élastique, qui contribuent à  terme à  détériorer le support.


Consulter et communiquer

L'accès à  l'information est avant tout un droit garanti à  tout citoyen (ordonnance du 6 juin 2005, loi n°2000-321 du 12 avril 2000, qui font suite à  la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978).

La loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives (article 17) :

  • principe de libre communicabilité des archives publiques
  • les délais particuliers couvrant certains documents sont raccourcis (25, 50, 75, 100, 120 ans) à  l'exception des "informations permettant de concevoir, fabriquer, utiliser ou fabriquer, utiliser ou localiser les armes nucléaires, biologiques, chimiques ou toutes autres armes ayant des effets directs ou indirects de destruction d'un niveau analogue" incommunicables.

>> Pour en savoir plus sur les délais de communicabilité

La communication par extrait possible pour un dossier contenant des documents relevant de différents délais.
>> Voir aussi : art. L 213-1 à  8 du Code du patrimoine.

Il est possible de faire une demande de dérogation pour les documents n'ayant pas atteint leur délai de communicabilité. Le service versant doit donner son accord à  cette consultation ainsi que la Direction des Archives de France. Tout refus de communication est motivé.
>> Fiche de consultation pour un service administratif [pdf]

Services du Conseil départemental

Vous trouverez sur le site intranet du Conseil départemental des informations complémentaires : rubrique "Procédures et Formulaires", "Activités Professionnelles", "Archivage".

Affiche publicitaire sur la menthe de Milly-la-Forêt, 1925. - Arch. dép. Essonne, 18FI/3987

Verser aux Archives départementales

Un versement désigne à  la fois l'ensemble des documents d'archives transférés à  une date donnée par un service aux Archives départementales de l'Essonne pour conservation définitive ou temporaire, et l'opération matérielle de transfert. Le service versant reste pleinement propriétaire de ses dossiers et peut y accéder à  tout moment.

Le bordereau de versement est une pièce réglementaire qui avalise l'opération de versement et transfère la responsabilité de la conservation des dossiers aux Archives départementales. Il constitue aussi un instrument de recherche pour les chercheurs amenés par la suite à  consulter ces documents. Par conséquent, la description des dossiers énumérés dans le bordereau doit être précise.

Aucun versement n'est accepté sans bordereau de versement.


Charte d'archivage

La durée de conservation des documents et les modalités de tri sont encadrées par des circulaires émanant de la Direction des archives de France en collaboration avec les administrations sectorielles, reprises au niveau local le cas échéant par des tableaux de gestion ou chartes d'archivages, élaborés par la direction départementale des archives et du patrimoine mobilier avec le service producteur concerné.
>> Pour en savoir plus [pdf]


Eliminer

Pour toute élimination d'archives publiques, il est nécessaire d'obtenir préalablement le visa du directeur des Archives départementales pour la liste des documents proposés à  l'élimination.
>> Formulaire de bordereau d'élimination [pdf]
>> Comment remplir un bordereau d'élimination [pdf]


Consulter et communiquer

La consultation est limitée aux documents que le service a lui-même versés. Pour consulter des documents issus d'autres services, il faut l'accord de ces derniers.
>> Fiche de consultation [pdf]

La boite à  outils : Egram

Voici quelques outils disponibles sur l'intranet du Conseil départemental :

  • liste des tableaux de gestion (consultables en ligne pour certains).
  • liste de questions préalables à  l'établissement de tout tableau de gestion. 
  • conseils méthodologiques.

Services de l'Etat

Vous trouverez sur cette page des liens utiles et des formulaires (bordereaux de versement et d'élimination à télécharger). Pour les conseils méthodologiques, se reporter aussi à la page "Gérer les archives".

Reçu pour commande d’œufs de fourmis, 1935. - Arch. dép. Essonne, 78J/290

Verser aux Archives départementales

Un versement désigne à  la fois  l'ensemble des documents d'archives transférés à  une date donnée par un service aux Archives départementales de l'Essonne pour conservation définitive ou temporaire, et l'opération matérielle de transfert.
Le service versant reste pleinement propriétaire de ses dossiers et peut y accéder à  tout moment.

Le bordereau de versement est une pièce réglementaire qui avalise l'opération de versement et transfère la responsabilité de la conservation des dossiers aux Archives départementales. Il constitue aussi un instrument de recherche pour les chercheurs amenés par la suite à  consulter ces documents. Par conséquent, la description des dossiers énumérés dans le bordereau doit être précise.

Aucun versement n'est accepté sans bordereau de versement. 


Charte d' archivage

La durée de conservation des documents et les modalités de tri sont encadrées par des circulaires émanant de la Direction des archives de France en collaboration avec les administrations sectorielles, reprises au niveau local le cas échéant par des tableaux de gestion ou chartes d'archivages, élaborés par la direction départementale des archives et du patrimoine mobilier avec le service producteur concerné.

Le site de la Direction des Archives de France donne accès à  certaines de ces circulaires :

>> Pour en savoir plus [pdf]
  


Eliminer

Pour toute élimination d'archives publiques, il est nécessaire d'obtenir le visa du directeur des Archives départementales pour la liste des documents proposés à  l'élimination.

Bordereau d'élimination à  télécharger.
>> Comment remplir votre bordereau d'élimination [pdf]



Collectivités locales

Les collectivités locales sont tenues de verser leurs archives.

La machine à fabriquer le papier en continu à Ballancourt-sur-Essonne, 1899. - Arch. dép. Essonne, 4T/7

Qui est responsable des archives ?

Le maire (ou le président de la structure intercommunale) est responsable des archives communales (ou intercommunales), civilement et pénalement (art. 193 et 254 du Code Pénal). Il doit les conserver (Loi d'archives n°2008-696 du 15 juillet 2008) :

  • pour gérer les affaires communales ou intercommunales.
  • pour justifier les droits de la commune ou de l'intercommunalité et de ses citoyens.
  • pour retracer l'histoire de la commune ou de l'intercommunalité.


Les communes et intercommunalités sont propriétaires de leurs archives, à  l'exception de certains documents portant sur des activités exercées par le maire au nom de l'Etat (comme l'état civil, le cadastre, le service national, les élections et le recensement de la population).

Le Code général des collectivités territoriales rend obligatoire l'information au préfet et à  la Direction des archives de France de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives (Code général des collectivités territoriales R. 1421-5).

Le directeur des Archives départementales est chargé au niveau du département du contrôle scientifique et techniques des archives publiques (conditions de gestion, projets de construction, d'informatisation, numérisation, collecte, tri, élimination, traitement, classement, conservation et communication des archives. (décret 2006-1828 du 23 décembre 2006 modifiant le décret 79-1037 du 3 décembre 1979).


Le récolement : une obligation pour tous

Depuis 1924, un récolement (liste sommaire de toutes les archives détenues avec indication des dates extrêmes) doit être adressé à  chaque renouvellement de la municipalité.

Il s'accompagne :

  • d'un procès-verbal de décharge, transmis par le maire sortant
  • d'un procès-verbal de prise en charge des archives communales dressé par le maire entrant (art. 8 du décret n°88-849 du 28 juillet 1988 sur le contrôle scientifique et technique de l'Etat sur les archives territoriales).

Il est signé par les deux élus et remis à  chacun des signataires ; un exemplaire doit être adressé aux Archives départementales. Cette opération doit également être effectuée en cas de reconduction de la municipalité à  l'identique.

Il s'agit en effet d'un outil juridique, prouvant que toutes les informations et dossiers produits et gérés pendant la mandature ont été correctement conservés et transmis à  l'exécutif suivant.

Le récolement est également fortement recommandé pour les structures intercommunales à  chaque renouvellement.


L'entretien des archives : une dépense obligatoire

Les frais d'entretien et de conservation des archives constituent une dépense obligatoire pour les collectivités (Code Général des Collectivités territoriales art. L.2321-2).

Il existe des subventions pour les opérations suivantes :

  • Restauration, microfilmage ou numérisation : le Conseil départemental de l'Essonne (Service du patrimoine culturel à  la direction de la culture) peut accorder une subvention à  hauteur de 30% du montant subventionnable hors taxe, après avis technique de la direction des Archives départementales.
  • Pour l'aménagement de locaux d'archivage : l'Etat (direction régionale des affaires culturelles) peut subventionner les projets des communes ou groupements de communes de plus de 20.000 habitants, voire des communes de moins de 20.000 habitants, dans certaines conditions. Le taux de subvention s'élève entre 10 et 30% hors taxe de la base subventionnable approuvée.
  • Restauration, numérisation : le Parc naturel régional du Gâtinais français peut accorder des subventions jusqu'à  80% dans la limite d'un plafond de 17.000 euros après avis technique du Conseil départemental, des Archives départementales et de la commission de travail du PNR (cf. http://www.parc-gatinais-francais.fr).


Comment classer les archives communales ou intercommunales ?

Les archives communales doivent être classées et répertoriées de façon à  permettre à  tout instant leur exploitation par les services communaux et leur communication aux usagers en cas de besoin.

Il existe un cadre de classement règlementaire des archives communales.

Par ailleurs, des sociétés d'archivage privé, de même que le Centre Interdépartemental de Gestion (CIG) de la Grande Couronne de la région Ile de France (CIG), offrent des prestations de conseil et de classement, qui doivent respecter les règles en vigueur. Ces prestations peuvent être préalablement évaluées par les Archives départementales, qui doivent être informées de toutes les opérations d'archivage (éliminations, organisation de local d'archivage, classement, informatisation) entreprises dans ce cadre.


Où conserver ?

Conservation dans la commune

Les archives doivent être conservées exclusivement dans un bâtiment public (appartenant à  la commune). Le recours à  un prestataire d'archivage privé, que ce soit pour conserver des documents anciens ou contemporains, de conservation temporaire ou définitive, est exclu par la législation actuelle.

Tout projet de construction, d'extension, d'aménagement ou de réaménagement d'un local  destiné au stockage d'informations publiques doit être signalé au préfet, qui dispose d'un délai de deux mois pour faire connaître son avis (Code Général des Collectivités territoriales, art. 1421-6), et aux Archives départementales.

Conservation par les Archives départementales

Pour les communes de moins de 2.000 habitants, ou pour toute commune n'offrant pas les conditions de conservation adéquates, la loi d'archives prescrit le dépôt obligatoire aux Archives départementales :

  • de l'état civil de plus de 150 ans ;
  • des plans et registres cadastraux ayant cessé d'être en usage depuis 30 ans ;
  • des documents de plus de 100 ans en général ;
  • et de tout document ayant un caractère historique indépendamment de sa date.

Une dérogation peut être accordée par le préfet sur demande écrite du maire, après contrôle et avis favorable du directeur des Archives départementales attestant des bonnes conditions de conservation (Code Général des Collectivités territoriales art. L. 1421-11, Code des communes,  art. L.317-5).

Les communes de plus de 2.000 habitants peuvent également décider de déposer leurs archives aux Archives départementales après délibération favorable du Conseil municipal. Ce dépôt se réalise après accord du directeur des Archives départementales (Code Général des Collectivités territoriales art. L.1421-8, code des communes, art. L.317-3)

Le directeur des archives départementales peut décider du dépôt d'office quand les conditions de conservation sont insuffisantes (Code Général des Collectivités territoriales art. L.1421-9, code des communes,  art. L.317-4)
Dans tous les cas, les communes restent propriétaires de leurs archives ; un contrat de dépôt est établi, les archives sont classées selon le cadre de classement réglementaire des archives communales et un répertoire est adressé au déposant.


Comment éliminer ?

Aucune archive publique ne peut être éliminée sans le visa préalable par le directeur des archives départementales  du bordereau d'élimination: il s'agit de la liste des documents proposés à  l'élimination avec indication de leur intitulé succinct et de leurs dates extrêmes (CGCT. art L.1421-3).

La sélection des dossiers à  conserver et des dossiers à  éliminer se fait au vu de certains textes réglementaires, notamment de la circulaire AD 93-1 du 11 août 1993, consultable sur le site de la Direction des Archives de France : http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr (rubriques : gérer les archives/collecte/archives communales : archives postérieures à  1983). La direction des Archives départementales peut également vous conseiller sur les opérations de tri.


Comment et quoi communiquer ?

La communication des documents se fait obligatoirement dans le bâtiment de la mairie (Code général des collectivités territoriales, art. L.1421-4) et sous surveillance d'un agent public. Pour prévenir tout acte de malveillance, il est recommandé de demander une pièce d'identité valide et de tenir un registre indiquant le nom des personnes ayant consulté des archives, les documents consultés et la date de consultation.

L'accès aux documents s'exerce :

  • par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ;
  • sous réserve que la reproduction ne nuise pas à  la conservation du document, par la délivrance d'une copie facilement intelligible sur un support identique à  celui utilisé par l'administration ou sur papier, au choix du demandeur dans la limite des possibilités techniques de l'administration et aux frais de ce dernier, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret.


La photocopie de tout registre relié est interdite, quelle que soit la date du registre, car elle accélère la détérioration du registre. Pour les demandes concernant l'état civil, il convient de délivrer un extrait. La reproduction des documents n'est pas une obligation, mais une facilité accordée au public.

Notaires

Les archives notariales sont des archives publiques dont le versement aux Archives départementales est obligatoire.

En-tête de facture de la fabrique d’horloges monumentales à Angerville, 1909. - Arch. dép. Essonne, 27J/

Verser aux Archives départementales : une obligation

Les archives notariales sont des archives publiques dont le versement aux Archives départementales est obligatoire passé un délai de 100 ans (art. L. 211-4 du Code du patrimoine et art. 17 du décret n° 79-1037 du 3 décembre 1979). Les minutes et répertoires de notaires sont communicables après 100 ans (en attente des décrets d'application de la loi 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives).

En revanche, les dossiers de "clients" constituent des archives privées, qui peuvent (ou non) faire l'objet d'un dépôt ou d'un don aux Archives départementales. Ces dossiers sont communicables après 60 ans (en attente des décrets d'application de la loi 2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives).

Pour tout classement, il convient de commencer l'archivage par les répertoires, de classer ensuite les minutes par ordre chronologique et de bien distinguer l'étude principale des études rattachées.

Pour tout versement aux archives départementales, il convient de :

  • enlever trombones métalliques, agrafes, élastiques,
  • remplir un bordereau de versement : cotation au registre et pour les minutes à  la boites et indication d'un bref intitulé et des dates extrêmes pour chaque dossier,
  • soumettre ce bordereau pour visa aux Archives départementales avant la prise en charge des documents,
  • signaler aux Archives départementales dès la préparation du versement un mauvais état sanitaire des documents (moisissures, insectes, humidité).


>> Formulaire de bordereau de versement [pdf]
>> Comment remplir un bordereau de versement [pdf]


Un peu d'histoire

Loi du 14 mars 1928 : les notaires sont autorisés à  déposer aux Archives départementales leurs répertoires et minutes de plus de 125 ans

Arrêté ministériel du 17 mai 1971 (J0 du 24 juillet 1971) : les minutes et répertoires de plus de 100 ans sont communicables.

Loi d'archives de 1979 : les archives notariales sont des archives publiques et leur versement aux Archives départementales est obligatoire pour les minutes et répertoires de plus de 100 ans.

Loi n°2008-696 du 15 juillet 2008 relative aux archives : les minutes et répertoires de plus de 75 ans sont communicables.

Etat des versements de fonds notariés aux Archives départementales de l'Essonne

En complément

DOCUMENTS


CONTACT

  • Direction des archives et du patrimoine mobilier
    38, rue du Commandant Arnoux - 91730 Chamarande
    Tél. 01 69 27 14 14
    Dominique Bassière - Courriel : dbassiere(at)cd-essonne.fr 

Établissements hospitaliers

Vous trouverez sur cette page des liens utiles et des formulaires à télécharger.

Le chapelier devant sa décapiteuse-sécheuse chez Cassé de Corbeil-Essonnes, [av. 1940]. - Arch. dép. Essonne, 9FI614

Eliminer

Pour toute élimination d'archives publiques, il est nécessaire d'obtenir le visa du directeur des Archives départementales pour la liste des documents proposés à  l'élimination.
>> Formulaire de bordereau de versement [pdf]
>> Comment remplir un bordereau de versement [pdf]


Liens utiles

Circulaires et instructions sur le site de la Direction des archives de France (Gérer les archives/Records Management et collecte/Affaires sanitaires, sociales et hôpitaux).

L'Ascodocpsy (réseau documentaire de santé mentale) propose un guide des archives hospitalières en deux volets (méthodologie et procédures ressources documentaires) en ligne et actualisé en novembre 2008.

Mais aussi

DOCUMENTS


CONTACT

  • Direction des archives et du patrimoine mobilier
    38, rue du Commandant Arnoux 91730 Chamarande
    Tél. 01 69 27 14 14
    Dominique Bassière - Courriel : dbassiere(at)cdessonne.fr